Nos conseils pour archiver tous vos documents professionnels
Vous êtes responsable dans une entreprise et vous recevez chaque jour un bon nombre de documents administratifs. Une gestion efficace de l’archivage sera donc la meilleure solution. Une méthode qui permet de bien préserver vos documents professionnels. Sachez que le classement, la sauvegarde et l’archivage nécessitent plus de rigueur et d’organisation. Découvrez dans cet article nos conseils pour archiver tous vos documents administratifs de manière Optimisée et sécurisée.
Pourquoi opter pour l’archivage des documents administratifs ?
L’archivage est avant tout une obligation imposée par la loi. En effet, vous devez sauvegarder un certain nombre de documents, pendant plusieurs années. Cela vous servira à faire appel à une garantie, à réclamer ou à demander un droit. En tant que professionnel, vous êtes obligé de conserver certains documents professionnels et officiels à moyen ou à long terme pour assurer une bonne gestion de votre activité.
Quelles sont les méthodologies d’archivage à mettre en place?
La gestion des documents d’entreprise exige une démarche efficace qui permet non seulement de retrouver facilement les documents recherchés, mais également et surtout de veiller à ce qu’ils ne soient pas endommagés et que leur intégrité et leur confidentialité soient ainsi préservées de manière permanente. Pour cela, nous vous proposons une méthode basée sur 4 étapes essentielles correspondant au cycle de vie de chaque archive professionnelle à savoir :
1. Il est recommandé de bien classer vos documents administratifs avant d’entamer leur archivage. En effet, le but est de pouvoir stocker facilement les documents en les triant à l’aide d’un identifiant ou d’une numérotation, ce qui vous permettra de retrouver et d’accéder facilement aux documents dont vous avez besoin.
2. Pensez également à archiver régulièrement vos documents, cela vous fera gagner du temps et facilitera l’archivage, car il sera effectué sans délai.
La loi stipule que la conservation des archives professionnelles est une obligation légale qui doit être respectée et encadrée selon la réglementation en vigueur. En dépit de ses contraintes, l’archivage présente également des avantages d’ordre économique et juridique. De plus, une démarche réussie d’archivage requiert une accessibilité et un accès facile en cas de besoin. Sachez que les archives sous forme de papier sont la méthode la plus courante et pratique. Elle reste la méthode la plus privilégiée, car elle représente le type de support le plus confortable à consulter. Même si la numérisation présente également des avantages en termes de gain de place, de facilité de recherche par mots-clés, de référence ou de numérotation.
Pensez même à externaliser le stockage de vos documents professionnels par une société d’archivage, une solution efficace et à envisager. Notamment pour les entreprises qui ne disposent pas d’assez d’espaces pour le consacrer à l’archivage. Ou bien qui ne possède pas des personnels qualifiés pour gérer efficacement et assurer une conservation sûre et durable de vos archives. À cet égard, il est judicieux de faire appel à une société spécialisée comme FIGECAL KOONT. Grâce à son expertise dans le domaine, elle sera en mesure de vous proposer des solutions sur mesure en termes d’archivage. Une démarche efficace et visant à optimiser vos ressources et vos coûts et de vous concentrer pleinement et en toute sérénité à votre activité.
